Die schnelle und effiziente Weitergabe von Informationen an die Mitarbeiter kann eine große Herausforderung sein. Das San Bernardino County Department of Child Welfare verwendet digitale Dashboards, um die Arbeit zu erleichtern. Viele Manager machen die unglückliche Erfahrung, dass sie eine wichtige E-Mail versenden, die ein großer Teil der Mitarbeiter gar nicht liest. Es ist eine große Herausforderung, eine effektive interne Kommunikation für die Mitarbeiter zu gewährleisten, insbesondere wenn ein Unternehmen mehrere Niederlassungen hat.
Das San Bernardino County Department of Child Protective Services hatte zum Beispiel Schwierigkeiten, die Mitarbeiter effektiv zu informieren.
„Die Abteilung benötigte ein Mittel, um eine Vielzahl von Informationsinhalten an die Mitarbeiter an verschiedenen Standorten zu verteilen, und zwar auf eine Art und Weise, die einfach zu verwalten und für die Mitarbeiter leicht zu erfassen war“, sagte Timoney Stewart, ein Systemanalytiker für das Department of Child Welfare, in einer E-Mail-Nachricht. „Wenn diese Informationen per E-Mail verschickt wurden, blieben sie oft ungelesen und die Mitarbeiter waren weniger über das Geschehen in der Abteilung informiert.“
Um dieses Problem zu lösen, begann die Abteilung, auf die Projektion digitaler Inhalte zu setzen, insbesondere auf die cloudbasierte Carousel Digital Signage-Lösung. Digitale Dashboards verringern die Ermüdung durch E-Mails und Sharepoint, indem sie die Darstellung vereinfachen. Das führt dazu, dass die Mitarbeiter weniger Aufwand betreiben müssen, um die Informationen zu erhalten“, so Stewart. „Wenn die Informationstafeln sorgfältig in den Büroräumen platziert sind, werden die Mitarbeiter die Informationen darauf eher lesen.“
„Die Abteilung hat die Plattform genutzt, um die Mitarbeiter über aktuelle Ereignisse, Programme und Geschäftsinformationen zu informieren“.
„Da es sich um eine Cloud-basierte Plattform handelt, bietet diese Lösung nahtlosere Aktualisierungen und die Benutzer können von jedem Ort oder Gerät aus auf das Netzwerk zugreifen“, so Amber Ward, Creative Director bei Carousel, in einer Mitteilung.
Zusätzlich zu dieser Kernfunktionalität ist die Lösung auch mit Tools zur Benutzerverwaltung ausgestattet, so dass der Administrator die Kontrolle darüber hat, welche Inhalte wann veröffentlicht werden.
„Wir glauben, dass es umso besser ist, je mehr Menschen Inhalte zum digitalen System beitragen können“, sagte Ward. „Deshalb ist die Benutzerverwaltung so wichtig. Legen Sie einfach die Benutzerrolle fest und definieren Sie, welche Berechtigungen der Benutzer haben soll. Der Genehmigungsprozess von Carousel hält nutzergenerierte Inhalte zurück, bis ein Administrator sie genehmigt hat, damit nichts Unerwartetes nach außen dringt.“
Um ein digitales Mitarbeiterinformationssystem erfolgreich einzusetzen, empfiehlt Stewart den Unternehmen, eine Reihe von Anforderungen zu ermitteln, die es erfüllen sollte. Außerdem sollten Sie die Inhalte auswählen, die Ihre Mitarbeiter sehen wollen, und auch die Platzierung der Informationstafeln sorgfältig prüfen.
„Stellen Sie sicher, dass Sie die Informationstafel gut durchdacht platzieren. Bevorzugen Sie Standorte mit hohem Verkehrsaufkommen und Orte, an denen sich die Mitarbeiter längere Zeit aufhalten, wie Pausenräume oder große Großraumbüros“, so Stewart.
Ward empfiehlt Unternehmen, sich für eine Digital Signage-Plattform zu entscheiden, die von allen Abteilungen genutzt wird und bei der jeder „Rechte und Kontrolle über die Inhalte“ hat.
Im Falle der Regierung rät er beispielsweise, dass „Gerichte, Ämter oder touristische Teile der Stadt gemeinsam verwaltet werden sollten, um eine nahtlose Kommunikation in allen Bereichen zu gewährleisten.“
Damit die Übertragung digitaler Inhalte effektiv ist, müssen Unternehmen sie in erster Linie für die Bedürfnisse ihrer Mitarbeiter nutzen und nicht nur für die eigentliche Übermittlung von Informationen.
„Benutzer können einfach und übersichtlich Zeitinformationen, Sicherheitsinformationen oder Spitzenleistungen von Mitarbeitern einsehen, um Mitarbeiter und Kunden auf dem Laufenden zu halten. Eine solche Lösung kann auch ein Gefühl der Gemeinschaft schaffen, da sie Menschen zusammenbringt und sie sozial miteinander verbindet. .
